Faktura korygująca – co to? Definicja

Faktura korygująca stanowi nieodłączny element procesów księgowych każdej firmy, która operuje na fakturach VAT. Choć jej głównym celem jest prostowanie błędów na fakturach pierwotnych, pełni również funkcję dostosowywania transakcji do rzeczywistego stanu rzeczy.

Co to jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to dokument księgowy, którego celem jest skorygowanie błędów zawartych w pierwotnie wystawionej fakturze VAT. Może dotyczyć zarówno poprawy błędów formalnych, takich jak nieprawidłowe dane nabywcy, jak i zmian wynikających z rzeczywistego przebiegu transakcji, na przykład korekty ceny, ilości towarów lub usług, przypadków zwrotu towarów, reklamacji czy rabatów.

Powody wystawiania faktur korygujących

Wystawienie faktury korygującej może być podyktowane różnorodnymi przyczynami. Jest to ważne, aby zrozumieć, w jakich sytuacjach może być ona potrzebna i dlaczego jej wystawienie jest niezbędne z punktu widzenia prawidłowego rozliczenia podatku VAT oraz poprawności księgowej. Oto najczęstsze powody wystawienia faktur korygujących:

• Zmiana ceny: Może się zdarzyć, że po dokonaniu transakcji nastąpi zmiana ceny sprzedanego towaru lub usługi, np. w wyniku udzielenia rabatu, zwrotu części zapłaty czy podwyższenia ceny bazowej.
• Zmiana ilości: Korekta ilości towarów lub usług jest konieczna, gdy na fakturze pierwotnej została wpisana błędna liczba jednostek (np. gdy dostarczono inną ilość niż wcześniej wskazano).
• Zwrot towaru: Klient może zwrócić część lub całość towaru, co również zastosuje korektę wartości transakcji.
• Reklamacje: Błędy w dostawie, jak uszkodzone produkty lub niezgodność z zamówieniem, mogą być powodem wystawienia faktury korygującej.
• Zamiany warunków: Zmiany w warunkach umowy sprzedaży, np. wprowadzenie dodatkowych usług lub towarów.
• Błędy formalne: Często zdarza się, że faktura pierwotna zawiera błędy formalne, np. nieprawidłowe dane nabywcy, które wymagają poprawy.

Każdy z wyżej wymienionych powodów ma swoją specyfikę i wymaga dokładnego udokumentowania w formie faktury korygującej, która jest zgodna z przepisami prawa i zasadami dokumentacji księgowej.

Obowiązkowe elementy faktury korygującej

Aby faktura korygująca była uznana za poprawną i zgodną z przepisami prawa, musi zawierać określone elementy. Warto zaznaczyć, że wymagania dotyczące zawartości faktury korygującej są ściśle określone w przepisach prawa o VAT. Poniżej znajduje się lista obowiązkowych elementów, które muszą być zawarte na fakturze korygującej:

• Data wystawienia: Każda faktura korygująca musi zawierać datę wystawienia.
• Numer faktury: Faktura korygująca powinna posiadać unikalny numer, który umożliwia jej identyfikację w systemie księgowym.
• Dane pierwotnej faktury: Należy wskazać numer oraz datę wystawienia faktury pierwotnej, do której odnosi się korekta.
• Dane sprzedawcy i nabywcy: Takie same jak na fakturze pierwotnej, w tym nazwa, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP).
• Przyczyna wystawienia korekty: Krótki, ale jasny opis przyczyny wystawienia faktury korygującej, np. zwrot towaru, udzielenie rabatu itp.
• Korekta kwot: Dokładne wskazanie zmian dotyczących ilości, ceny jednostkowej, wartości brutto oraz netto towarów lub usług.
• Stawki VAT: Informacje na temat obowiązujących stawek VAT dla korektowanych pozycji.
• Podpis: Nie zawsze wymagany, jednak podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury może zwiększyć wiarygodność dokumentu.

Procedura wystawiania faktury korygującej

Wystawienie faktury korygującej wymaga przestrzegania określonych procedur, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa oraz poprawność księgową. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak prawidłowo wystawić fakturę korygującą:

1. Identyfikacja błędu lub przyczyny korekty: Przed przystąpieniem do sporządzenia faktury korygującej, należy dokładnie zidentyfikować błąd na fakturze pierwotnej lub przyczynę korekty, taką jak błędna cena, ilość, dane nabywcy, zwrot towaru czy reklamacja.
2. Zgłoszenie i uzgodnienie z nabywcą: Informacja o zamierzonej korekcie powinna zostać zgłoszona do nabywcy, a najlepiej uzgodniona z nabywcą, aby uniknąć nieporozumień. Dzięki temu proces korekty będzie przezroczysty i zgodny z wymaganiami obydwu stron.
3. Sporządzenie dokumentu: Wystawienie faktury korygującej wymaga przygotowania dokumentu zawierającego wszystkie obowiązkowe elementy, takie jak numer faktury, dane sprzedawcy, nabywcy, przyczyny korekty, daty oraz korekta kwot.
4. Przegląd i weryfikacja: Po sporządzeniu faktury korygującej, należy dokładnie zweryfikować wszystkie jej elementy, aby upewnić się, że są zgodne z przepisami prawa o VAT oraz odpowiadają rzeczywistości transakcji.
5. Dostarczenie faktury do nabywcy: Faktura korygująca powinna zostać dostarczona do nabywcy w sposób zgodny z przepisami, np. drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną, wraz z kopią do dokumentacji księgowej.
6. Uaktualnienie zapisów księgowych: Na koniec należy zaktualizować dokumentację księgową firmy, uwzględniając fakturę korygującą oraz jej wpływ na bilans i rozliczenia podatkowe. Wszystkie zmiany muszą być rzetelnie odnotowane w odpowiednich rejestrach.

Prawidłowe wystawienie faktury korygującej zapewnia nie tylko zgodność z obowiązującymi przepisami, ale także usprawnia obieg dokumentów w firmie, co w dłuższej perspektywie może przyczynić się do lepszej organizacji i przejrzystości procesów księgowych.