Faktura proforma – co to? Definicja

Faktura proforma to dokument, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Czym tak naprawdę jest i jakie ma zastosowanie? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na wszystkie te pytania.

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument wydawany przez sprzedawcę w celach informacyjnych, często przed dokonaniem transakcji. Stanowi ona formę wstępnego zobowiązania, które nie ma mocy prawnej faktury VAT. To oznacza, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Jej głównym zadaniem jest określenie warunków sprzedaży, takich jak cena, ilość, rodzaj towaru czy usług, a także terminy płatności i dostawy.

Dokument ten nie wpływa na rozliczenia podatkowe ani nie jest ujęty w ewidencji księgowej. Oznacza to, że nie generuje obowiązku płatności podatku VAT, co odróżnia go od faktury VAT. Faktura proforma jest narzędziem komunikacji biznesowej, które pozwala na precyzyjne ustalenie warunków przyszłej transakcji.

W praktyce faktura proforma często jest wykorzystywana do poinformowania kupującego o kosztach przed ostatecznym potwierdzeniem zamówienia. Może też służyć jako formalne potwierdzenie oferty handlowej, co ułatwia prowadzenie negocjacji i ustalanie szczegółów transakcji. Z tego względu jest to popularne rozwiązanie w wielu branżach, szczególnie tam, gdzie transakcje mają charakter międzynarodowy lub wymagają dokładnych specyfikacji.

Różnice między fakturą proforma a fakturą VAT

Znajomość różnic między fakturą proforma a fakturą VAT jest kluczowa dla właściwego zarządzania finansami w firmie. Faktura VAT, inaczej niż faktura proforma, jest dokumentem księgowym i podatkowym. Służy do udokumentowania sprzedaży towarów i usług, a także stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT przez nabywcę.

Oto kilka głównych różnic między tymi dwoma dokumentami:

• Charakter prawny: Faktura VAT ma moc prawną i jest używana do rozliczenia podatku VAT, podczas gdy faktura proforma to dokument informacyjny bez mocy prawnej.
• Wpływ na księgi rachunkowe: Faktura VAT musi być uwzględniona w księgach rachunkowych firmy, natomiast faktura proforma nie jest wpisywana do żadnych rejestrów księgowych.
• Obowiązek podatkowy: Wystawienie faktury VAT rodzi obowiązek zapłaty podatku VAT, co nie ma miejsca w przypadku faktury proforma.
• Zastosowanie: Faktura VAT jest dokumentem końcowym potwierdzającym sprzedaż, faktura proforma natomiast służy do przedstawienia wstępnych warunków transakcji.
• Wygląd: Faktura proforma może zawierać podobne pozycje jak faktura VAT, ale powinna być wyraźnie oznaczona jako „proforma”, żeby uniknąć pomyłek.

Ponieważ faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, jej wystawienie nie wiąże się z wystąpieniem obowiązku podatkowego ani zmianą w rejestrach VAT. To ważna różnica, którą warto mieć na uwadze, aby nie popełnić błędów w dokumentacji firmowej.

Kiedy stosować fakturę proforma?

Znajomość sytuacji, w których należy stosować fakturę proforma, ułatwia zarządzanie relacjami z kontrahentami oraz prowadzenie działalności gospodarczej. Dokument ten jest szczególnie przydatny w sytuacjach, kiedy potrzebne jest przedstawienie wstępnych warunków transakcji, które następnie będą potwierdzone właściwą fakturą VAT.

Oto typowe sytuacje, w których użycie faktury proforma jest zalecane:

• Oferty handlowe: Faktura proforma może zostać wystawiona jako oferta handlowa, w której zawarte są szczegółowe informacje na temat ceny, ilości i rodzaju towarów oraz warunków dostawy. Umożliwia to kontrahentowi dokładne zapoznanie się z warunkami transakcji przed jej finalizacją.
• Zamówienia międzynarodowe: W transakcjach zagranicznych faktura proforma jest często wymaganym dokumentem, który służy do celów celnych i importowych. Może również pomóc w uzyskaniu akredytywy bankowej, która zabezpiecza płatność.
• Przedpłaty: Przedsiębiorcy mogą wystawić fakturę proforma w celu uzyskania przedpłaty od klienta. W takim przypadku proforma służy jako podstawowy dokument do dokonania płatności przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
• Negocjacje: Faktura proforma może być wykorzystywana jako narzędzie negocjacyjne, pozwalające na przejrzyste przedstawienie warunków transakcji i ewentualne wprowadzenie modyfikacji przed finalizacją umowy.
• Początkowe zamówienia: Przy pierwszej transakcji z nowym klientem proforma może być narzędziem budowania zaufania i uzgodnienia szczegółów przed wystawieniem obowiązującej faktury VAT.

Stosowanie faktury proforma pozwala przedsiębiorcom na zachowanie przejrzystości i elastyczności w prowadzeniu działalności. Jest to korzystne rozwiązanie, które może zapobiec nieporozumieniom i ułatwić zarządzanie procesami sprzedaży.

Jak stworzyć fakturę proforma?

Tworzenie faktury proforma nie jest skomplikowane, ale wymaga zachowania pewnych zasad i uwzględnienia istotnych elementów. Dzięki temu dokument będzie przejrzysty i pełen niezbędnych informacji. Oto kroki, które należy podjąć, aby stworzyć fakturę proforma:

1. Tytuł dokumentu: Pierwszym krokiem jest wyraźne oznaczenie dokumentu jako „Faktura proforma”. To zapobiega ewentualnym nieporozumieniom i odróżnia go od faktury VAT.
2. Dane sprzedawcy i nabywcy: Wprowadź pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwa firmy, adres, NIP, a także inne istotne informacje kontaktowe. Dzięki temu obie strony będą posiadały pełną wiedzę na temat kontrahenta.
3. Numer dokumentu: Faktura proforma powinna mieć unikalny numer, który ułatwia jej identyfikację. Numeracja może być dowolna, ale powinna być logiczna i spójna.
4. Data wystawienia: Wprowadź datę wystawienia faktury proforma, co pozwala na śledzenie czasu od momentu wystawienia do finalizacji transakcji.
5. Opis towarów i usług: Szczegółowo opisz oferowane towary lub usługi. Podaj ich nazwy, rodzaje, ilości, ceny jednostkowe oraz łączną wartość. Im bardziej szczegółowy opis, tym mniej możliwości do nieporozumień.
6. Warunki dostawy: Określ warunki dostawy, takie jak termin i miejsce dostawy, koszty transportu oraz odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia w trakcie transportu.
7. Terminy płatności: Dokładnie określ terminy i sposób płatności. Można wprowadzić informacje o zaliczce, przedpłacie oraz terminie ostatecznej płatności.
8. Podsumowanie: Wprowadź podsumowanie wartości całkowitej, w tym ewentualne rabaty, koszty dodatkowe oraz całkowitą kwotę do zapłaty.
9. Uwagi dodatkowe: Jeśli istnieją dodatkowe warunki lub uwagi dotyczące transakcji, warto je uwzględnić na fakturze proforma. Mogą to być informacje o gwarancji, polityce zwrotów, itp.

Tworzenie faktury proforma w sposób precyzyjny i zgodny z powyższymi wytycznymi pozwala na uniknięcie nieporozumień i ułatwia prowadzenie negocjacji handlowych. Ponadto, pozwala to na przejrzyste przedstawienie warunków transakcji, co jest korzystne zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy.