Jak wystawić fakturę? Krok po kroku

Wystawianie faktur jest kluczowym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Bez względu na to, czy jesteś freelancerem, mikroprzedsiębiorcą, czy prowadzisz większą firmę, umiejętność poprawnego wystawienia faktury jest niezbędna dla utrzymania porządku w finansach oraz dla spełnienia obowiązków podatkowych.

Jak wystawić fakturę?

Wystawienie faktury może wydawać się skomplikowanym zadaniem, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców. Niemniej jednak, proces ten można podzielić na kilka prostych kroków, które poprowadzą Cię przez cały proces. Oto, jak to zrobić krok po kroku:

Krok 1: Wybierz odpowiednie narzędzie do wystawiania faktur

Przede wszystkim musisz wybrać narzędzie do tworzenia faktur. Możesz korzystać z różnych aplikacji księgowych dostępnych na rynku, jak np. InFakt, iFirma, czy wfirma.pl. Alternatywnie możesz tworzyć faktury ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Microsoft Excel lub Google Sheets.

Krok 2: Wprowadź dane własnej firmy

Na fakturze muszą znaleźć się dokładne dane Twojej firmy. Przede wszystkim nazwa firmy, NIP, adres siedziby oraz kontakt. W przypadku spółek konieczne jest także podanie numeru REGON.

Krok 3: Dodaj dane klienta

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie danych klienta. Musisz podać pełną nazwę jego firmy, NIP, adres oraz dane kontaktowe, aby faktura była zgodna z obowiązującymi przepisami.

Krok 4: Opisz sprzedawane towary lub usługi

Na fakturze muszą znaleźć się szczegółowe informacje na temat sprzedawanych produktów lub świadczonych usług. Obejmuje to nazwę produktu/usługi, ilość, cenę jednostkową (netto/brutto), stawkę VAT oraz wartość łączną.

Krok 5: Oblicz łączne kwoty

Następnym krokiem jest obliczenie wartości całkowitej do zapłaty. Należy dokładnie podsumować wszystkie kwoty netto, VAT i brutto dla każdego produktu/usługi i zsumować je, aby uzyskać końcową kwotę do zapłaty.

Krok 6: Określ termin płatności

Ustal termin płatności dla faktury. Standardowy termin płatności wynosi 14 dni, ale może być też krótszy lub dłuższy w zależności od umowy między stronami.

Krok 7: Podaj inne niezbędne informacje

Niektóre faktury muszą zawierać dodatkowe informacje, takie jak numer zamówienia, daty realizacji transakcji, sposób dostawy czy formę płatności. Dodatkowo, faktura może zawierać informacje o rabatach, jeśli takie zostały udzielone.

Krok 8: Sprawdź wszystkie dane

Przed wysłaniem faktury upewnij się, że wszystkie zawarte na niej informacje są poprawne. Dokładność faktury jest kluczowa dla jej prawidłowego przetworzenia przez klienta oraz uniknięcia potencjalnych problemów podatkowych.

Krok 9: Wystaw fakturę i przekaż ją klientowi

Wystawioną fakturę możesz przekazać klientowi za pośrednictwem e-maila, tradycyjnej poczty, platformy fakturowej lub osobiście, w zależności od preferencji i ustaleń z klientem.

Podstawowe dane na fakturze

Faktura musi spełniać określone wymogi formalne, aby była zgodna z przepisami podatkowymi. Oto najważniejsze elementy, które muszą się na niej znaleźć:

• Tytuł dokumentu: Faktura VAT, Faktura Proforma (lub inny odpowiedni tytuł)
• Numer faktury: Unikalny numer, według kolejności wystawiania
• Data wystawienia: Data, kiedy faktura została wystawiona
• Data sprzedaży: Data wykonania usługi lub sprzedaży towaru
• Dane sprzedawcy i nabywcy: Pełne nazwy firm, adresy, NIP
• Opis towarów/usług: Szczegółowy opis przedmiotów sprzedaży lub świadczonych usług
• Kwoty: Ceny jednostkowe, ilości, wartości netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto
• Termin płatności: Data, do której należność powinna być uregulowana
• Forma płatności: Przelew, gotówka, karta itp.
• Numer konta bankowego: Na który należy dokonać zapłaty

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Podczas wystawiania faktur można popełnić wiele błędów, które mogą prowadzić do problemów zarówno z klientami, jak i urzędami skarbowymi. Oto kilka z najczęstszych:

• Brak wymaganych danych: Niewypełnienie wszystkich niezbędnych pól na fakturze, takich jak NIP, adres czy numer faktury.
• Błędy w numeracji: Niespójna numeracja faktur może prowadzić do nieporozumień i trudności w audycie.
• Błędne stawki VAT: Wykorzystanie niewłaściwej stawki VAT dla danego produktu lub usługi.
• Niepoprawne daty: Niespójne lub błędne daty wystawienia i sprzedaży mogą prowadzić do problemów z rozliczeniami podatkowymi.
• Brak terminów płatności: Nieokreślenie terminu płatności może spowodować opóźnienia w uzyskiwaniu należności.

Aby uniknąć powyższych błędów, warto korzystać z profesjonalnych programów do wystawiania faktur, które automatycznie wypełniają niektóre pola i sprawdzają poprawność danych. Również regularne szkolenia i aktualizacje wiedzy w zakresie przepisów podatkowych mogą pomóc w uniknięciu problemów.

Jakie są rodzaje faktur?

Rodzaje faktur mogą różnić się w zależności od rodzaju transakcji, sektora działalności oraz obowiązujących przepisów. Poniżej przedstawiamy główne rodzaje faktur:

• Faktura VAT: Podstawowa faktura wystawiana przez podatników VAT. Zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące transakcji oraz podatek VAT.
• Faktura Proforma: Dokument potwierdzający zamiar zakupu lub sprzedaży, ale nie mający mocy prawnej jako faktura księgowa. Służy jako oferta handlowa.
• Faktura korygująca: Faktura wystawiana w celu skorygowania błędów w wcześniej wystawionej fakturze. Może dotyczyć zmiany ceny, ilości towarów czy błędów formalnych.
• Faktura zaliczkowa: Faktura wystawiana w przypadku otrzymania zaliczki przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towarów.
• Faktura uproszczona: Faktura stosowana do transakcji o małej wartości (do 450 zł brutto). Zawiera mniej elementów niż standardowa faktura.
• Faktura wewnętrzna: Faktura stosowana przez przedsiębiorców do dokumentowania transakcji wewnętrznych, takich jak np. przekazanie towarów między magazynami tej samej firmy.

Każdy z tych rodzajów faktur ma swoje specyficzne wymagania i zastosowania, dlatego ważne jest, aby poznać szczegóły dotyczące każdego typu i stosować je zgodnie z obowiązującymi przepisami.